Kỹ Năng Viết

Cách viết Email tiếng Anh cho công ty

Trong môi trường công sở chắc chắn bạn sẽ phải thường xuyên viết email tiếng Anh. Vậy thì có một số lưu ý quan trọng mà bạn cần phải nắm rõ.

Ngày nay Email đã trở thành kênh giao tiếo không thể thiếu của mọi doanh nghiệp. Nó nhanh, dễ và rất linh hoạt. Trong bài viết này, dịch thuật Lightway sẽ hướng dẫn bạn một số cách để viết Email tiếng Anh một cách hiệu quả hơn nơi công sở.

1. Tiêu đề rõ ràng, minh bạch

Viết tiêu đề rõ ràng để người nhận biết ngay nội dung email nói về gì. Những gì bạn viết trong tiêu đề cần phản ánh chính xác nội dung bên trong.

Không rõ ràng: Seminar
Rõ ràng: Security Management Seminar held by Siemens.

Không rõ ràng: Photocopy Machine
Rõ ràng: Authorization for Photocopy Machine Purchase

Không rõ ràng: Information
Rõ ràng: Request for Salary Information

Không rõ ràng: Budget
Rõ ràng: Quarterly Budget Review

Không rõ ràng: Meeting
Rõ ràng: Monthly Safety Meeting

Không rõ ràng: Complaints
Rõ ràng: Complaints about Cigarette Smoking in the Cafeteria

2. Sử dụng nút “cc”

Nút CC để thêm vào những người cần thông tin này, họ không cần phải trả lời email hay có bất kỳ phản hồi nào.

Trong email trên, Mr. Jassim yêu cầu Ali gửi một bản tường trình, và ông gửi thêm cho Hassan và Lila để họ nắm thông tin.

“To” là bạn muốn người nhận phản hồi

“CC” là bạn chỉ cần người nhận đọc email, không cần phản hồi.

Sử dụng tính năng CC để gửi mail đến những người cần đọc

3. Email trả lời tự động

Thiết lập Email trả lời tự động để khi bạn vắng mặt thì nó sẽ tự động trả lời thư gửi tới, xác nhận với họ rằng bạn đã nhận mail và sớm trả lời khi có thể.

Dùng email tự động như thế nào?

Đa phần các nền tảng email như G-mail hay Yahoo mail đều hỗ trợ tính năng giúp bạn thiết lập trả lời tự động. Bạn tìm hiểu một chút là biết.

Nên sử dụng email trả lời tự động nếu bạn vắng mặt trong thời gian dài
Nên sử dụng email trả lời tự động nếu bạn vắng mặt trong thời gian dài

4. Đính kèm tài liệu dài

Vì không phải máy tính nào cũng có những phần mềm giống nhau nên nếu bạn đính kèm những tập tin chuyên dụng thì cần lưu ý họ có thể dùng phần mềm nào để mở.

Hoặc tốt nhất thì bạn nên xuất tập tin ra file pdf để mọi thiết bị đều có thể đọc được dễ dàng.

Trước khi gửi file đính kèm bạn cần cân nhắc xem liệu người nhận có phần mềm để mở và xem file hay không. Chú ý đến kích thước file, và nén lại nếu gửi nhiều file cùng lúc.

Đính kèm tài liệu thì nên lưu ý người ta dùng phần mềm nào để mở
Đính kèm tài liệu thì nên lưu ý người ta dùng phần mềm nào để mở

Luyện viết:
Hướng dẫn chi tiết cách viết tiếng Anh doanh nghiệp (Business English)
Chỉ dẫn cách viết thư tình tiếng Anh
Hướng dẫn viết biên bản ghi nhớ memo tiếng Anh

5. Nội dung email nên viết ngắn gọn

E-mail thì nên ngắn gọn, súc tích, và đúng trọng tâm. Chỉ diễn giải vấn đề trong vài đạon, mỗi đoạn vài câu là đủ.

Đừng đòi hỏi phải phản hồi ngay nếu bạn dùng email

Nếu bạn đang muốn người nhận phải phản hồi ngay và có hành động tức thì thì email không phải hình thức trao đổi phù hợp. Nhớ rằng người nhận có thể đang bận gì đó không check mail ngay được. Vậy nên, trong trường hợp này bạn nên chọn những cách liên lạc khác trực tiếp hơn.

6. Kiểm tra chính tả

Đừng viết sai chính tả. Vậy nên hãy kiểm tra kỹ lại những gì bạn viết.

Sai: You may wish to comment on weather the proposed plan meets your requirements.

Đúng: You may wish to comment on whether the proposed plan meets your requirements.

7. Sử dụng ngôn ngữ lịch sự

Các bạn hãy đọc hai email bên dưới để hiểu ngôn ngữ lịch sự là như thế nào.

8. Tự giới thiệu bản thân rõ ràng

Khi liên hệ với ai đó ngoài công ty thì bạn phải luôn giới thiệu mình là ai, bao gồm: Tên gọi, chức danh, số điện thoại liên lạc. Có thế thì người ta mới biết bạn là ai, và liệu email của bạn có phù hợp để họ đọc hay không.

Bạn nên đính kèm thông tin cá nhân vào cuối thư khi viết email tiếng Anh
Bạn nên đính kèm thông tin cá nhân vào cuối thư

9. Đừng lạm dụng từ viết tắt

Dưới đây là một ví dụ về lạm dụng từ viết tắt, theo bạn thì người ta có hiểu bạn đang muốn nói gì không?

Người gửi email này đã viết tắt những chữ như plz (please), U (you), 2 (to), @ (at), infor (information).

Viết tắt có thể chấp nhận trong các email gửi người thân, bạn bè, nhưng không phù hợp với email doanh nghiệp, trao đổi công việc giữa các công ty. Chúng sẽ khiến người đọc đánh giá bạn thiếu chuyên nghiệp và cẩu thả.

10. Đừng viết hoa nội dung

Nhiều người có thói quen là viết hoa toàn bộ nội dung. Như thế thì vừa sai quy tắc hành văn, vừa gây khó cho người đọc. Chúng ta hãy viết hoa đúng quy tắc chính tả (tên riêng, đầu câu v.v.). Thử tượng tượng bạn khó chịu thế nào nếu đọc một email như bên dưới:

Tóm tắt về những lưu ý khi viết email tiếng Anh

  1. Nội dung ngắn gọn
  2. Tiêu đề rõ ràng
  3. Bắt đầu Email bằng lời chào (Dear…) và kết thúc bằng lời cám ơn đơn giản (Thanks, regards)
  4. Luôn viết đúng chính tả
  5. Giọng điệu tích cực
  6. Ký email bằng tên bạn, chức danh, và số điện thoại liên hệ.
  7. Đừng viết hoa cả email.
  8. Mail thường có thể thất lạc, nên nếu thấy cần hãy gửi nhiều lần. Hoặc báo người ta qua điện thoại.
  9. Tránh viết tắt, trừ khi người nhận là người thân quen và chắc chắn hiểu những gì bạn viết tắt.
  10. Đính kèm file thì cần lưu ý họ cách mở.
5/5 - (4 votes)

KÍCH QUẢNG CÁO ỦNG HỘ PAGE

Page đặt quảng cáo để có kinh phí tạo nội dung phục vụ bạn đọc. Vậy nếu bạn thấy bài viết hữu ích, kích quảng cáo ủng hộ Ad nhé.

Học tiếng Anh với Lightway

Bạn có bình luận gì không?