Kỹ Năng Viết

Cách viết thông báo bằng tiếng Anh

Công việc hoặc cuộc sống của bạn nhiều khi xảy ra những thay đổi mà bạn cần phải thông báo cho mọi người. Và nếu phải viết bằng tiếng Anh thì sao? Cùng tìm hiểu những hướng dẫn viết thông báo bằng tiếng Anh qua bài viết này

Bài viết này nằm trong Series: Hướng dẫn viết các loại thư tiếng Anh của dịch thuật Lightway

Thông báo, dù là trang trọng hay bình thường, cũng đều là nghệ thuật nói đúng trọng tâm và càng vắn tắt càng tốt. Như đoạn văn các bạn đang đọc đây.

Những trường hợp cần viết thư thông báo

Có rất nhiều trường hợp mà người Mỹ sẽ viết thư thông báo, trong đó điển hình là các trường hợp sau:

  • Nhận việc
  • Thay đổi địa chỉ
  • Mở tiệc: tiệc cưới, tiệc khai trương
  • Thôi nôi, nhận con nuôi
  • Thay đổi phúc lợi (tăng, giảm, bổ sung) chính sách (mua hàng, thuê nhân công), quy định, quy trình v.v.
  • Những biện pháp sẽ thực thi đối với một khoản nợ quá hạn
  • Sát nhập công ty
  • Báo tử
  • Ly hôn
  • Đính hôn
  • Tốt nghiệp
  • Sa thải
  • Ly thân
  • Họp, hội thảo, hội nghị
  • Chính sách, hướng dẫn, cách quản trị, quản lý mới của công ty
  • Tách công ty
  • Tân gia
  • Khai trươc văn phòng, doanh nghiệp, trung tâm v.v.
  • Tăng/giảm giá mua, giá thuê
  • Thu hồi sản phẩm
  • Thăng chức
  • Từ chức, về hưu

Nên viết gì khi viết thư thông báo

Bạn nên bày tỏ sự thoải mái khi đưa ra thông báo này

Liệt kê những thông tin chính: ai, cái gì, khi nào, ở đâu, và tại sao.

Thông báo một cuộc họp thì phải bao gồm: tên đơn vị tổ chức, các ban bệ. Ngày giờ địa điểm và mục đích cuộc họp, người liên hệ, yêu cầu thông báo nếu không tham dự. Những thông tin ấy có thể in sẵn trên bảng thông báo, hoặc soạn sẵn trong email gửi cho nhiều người. Để thông báo cuộc họp cấp giám đốc thì tuân thủ định dạng có định theo nội quy công ty, hoặc luật pháp của địa phương sở tại. Thư thông báo nếu gửi theo đường bưu điện thì thường sẽ kèm theo sẵn một phong bì đã trả cước phí sẵn dùng cho đối phương hồi âm.

Để thông báo khai trương doanh nghiệp, cửa hàng, thì hãy dùng mẫu thư mời soạn sẵn, yêu cầu khách hàng đến tham quan và nhận các khuyến mãi giảm giá ngày khai trương.

Để thông báo thay đổi chính sách, phức lợi, quy trình, hoặc nội quy công ty, thì cần bao gồm: bản mô tả sự thay đổi, so sánh với chính sách cũ nếu cần thiết để người ta nhận ra sự khác nhau; giải thích thay đổi này có ý nghĩa gì với nhân viên hoặc khách hàng; in sẵn các bản hướng dẫn nếu cần thiết; lý do thay đổi và tại sao thay đổi này là một sự cải thiện; thời hạn thay đổi bắt đầu có hiệu lực; tên và số điện thoại của người sẽ trả lời các thắc mắc; bày tỏ sự thông cảm của bạn về sự thay đổi này; cho biết bạn đánh giá cao sự giúp đỡ và cộng tác của mọi người.

 Khi thông báo sinh em bé hoặc nhận con nuôi thì nên dùng các mẫu thư bạn tự thiết kế và cho in. Trên thư thông báo cần có: tên họ đầy đủ của bé, nếu bé chưa được đặt tên thì nên cho biết là bé trai hay bé gái; bé hạ sinh ngày giờ nào (nếu bạn không ngại cho biết), hoặc tuổi của bé (nếu là nhận con nuôi); tên cha mẹ của bé, các anh chị em ruột (tùy bạn muốn hay không); và một vài dòng bày tỏ sự hạnh phúc của bạn. Nếu ba mẹ của bé chưa kết hôn thì nêu tên từng người (Julia Norman and Basil Fane announce the birth of their son, Alec Norman-Fane), nếu là cha mẹ đơn thân (Jean Emerson announces the birth of her son, Howard Thede Emerson). Nếu là thông báo đăng trên báo thì cần bao gồm: ngày sinh tháng đẻ, giới tính và tên của bé. Một số tờ báo cho phép thông báo cả cân nặng và chiều cao của bé, và những dòng bày tỏ cảm xúc như welcome with love, hay cho phép liệt kê cả cô gì chú bác trong phần người thân của bé. Nếu định đăng báo nào thì hãy hỏi kỹ quy định đăng tin của tờ báo đó.

Góc quảng cáo

Khi thông báo thay đổi địa chỉ, thì nên sử dụng mẫu có sẵn của sở bưu điện. Như Bưu điện Quốc gia Hoa Kỳ có sẵn mẫu như vậy: As of July 1, Sybil Knox (formerly Sybil Coates or Mrs. Adrian Coates) will be living at 15 Morland Drive, Houston, TX 77005, 713/555-1234

Khi thông báo tốt nghiệp thì nên dùng mẫu thông báo có sẵn của nhà trường. Vì chỗ ngồi trong lễ tốt nghiệp thường giới hạn nên người ta thường chỉ gửi thư thông báo chứ không gửi thiếp mời tham dự. Người nhận không có trách nhiệm phải gửi quà mừng trong trường hợp này, nhưng nhiều người vẫn cảm thấy họ có trách nhiệm phải làm thế. Vậy nên để tránh cho họ khó xử, bạn chỉ nên gửi thông báo tốt nghiệp cho ban bè thân quen, và ghi rõ là không nhận quà mừng nếu bạn không muốn thế.

Khi thông báo ly hôn hoặc ly thân cho gia đình và bạn bè (cái này tùy bạn) thì chỉ nên vắn tắt (We regret to inform you that our divorce was finalized on December 1), có thể kèm theo thông tin thay đổi địa chỉ, cho biết nơi mỗi người sẽ sinh sống, và con cái sẽ ở với ai. Nếu người phụ nữ muốn dùng lại tên thời con gái của mình, thì hãy viết trong thông báo. Bạn không buộc phải giải thích lý do ly hôn. Nếu người ta muốn chia sẻ nhiều hơn với bạn thì lúc đó hãy tính. Cũng nên thông báo cho ngân hàng, doanh nghiệp, chủ nợ về tình trạng hôn nhân mới nhất của bạn.

Báo tử có thể thực hiện theo nhiều cách: (1) đăng trong mục cáo phó của một tờ báo nào đó; (2) đăng một bài báo viết về những thành tựu và đóng góp của người quá cố; (3) gửi thư báo đến bạn bè người quen; (4) gửi thư tay đến họ hàng thân thích. Sổ địa chỉ, danh bạ của người quá cố sẽ cho ta biết danh sách những người cần thông báo. Nếu đăng cáo phó trên báo thì cần bao gồm: tên của người quá cố, nếu là phụ nữ thì kèm theo cả tên thời con gái của họ; tên, mối quan hệ, và quê quán của những người chí thân; thông tin vắn tắt về nghề nghiệp; ngày tháng và địa điểm an táng; tang lễ được cử hành trong vòng những người thân, hay mở rộng cho mọi người tới viếng; tên địa chỉ và số điện thoại của tang gia. Vì thông tin cáo phó thường sẽ được báo đăng ngay lập tức, nên bạn có thể gọi điện trực tiếp cho tòa soạn để nói qua điện thoại.

Đọc thêm: Viết một bài báo hoặc tin tức tiếng Anh

Những gì không nên nói

Bạn đừng nói những thông tin không liên quan. Tuy có nhiều trưỡng hợp ngoại lệ (thay đổi chính sách công ty chẳng hạn), nhưng thư thông báo không phải loại văn bản dùng để giải thích dài dòng hay cung cấp hướng dẫn. Thư thông báo cần thực hiện đúng mục đích của nó, chỉ thông báo cái gì cần thông báo mà thôi.

Thư thông báo cần gửi đi càng nhanh càng tốt. Quy tắc quan trọng nhất đó là thư thông báo của bạn cần đến với người đọc trước khi các nguồn tin khác lan truyền.

Thông báo mà gửi đến trễ thì nó sẽ thành tin cũ.

Nên nhờ người khác đọc lại bản thông báo, kiểm tra chính tả và nội dung. Vì vốn ngắn gọn súc tích, nên một vài lỗi chính tả có thể làm cho nội dung thay đổi hoàn toàn.

Luyện viết: 8 câu hỏi khi viết luận án tiến sĩ

Một số trường hợp đặc biệt

Kết hợp nhiều loại thông báo với nhau (thông báo địa chỉ mới, thông tin thanh toán mới, hoặc báo họp) cùng với những thông điệp chào hàng, bày tỏ thiện chí.

Thông cáo báo chí đến đông đảo quần chúng (thu hồi sản phẩm, báo cáo tài chính hàng quý hoặc hàng năm; lễ kỷ niệm thành lập doanh nghiệp; sát nhập công ty v.v.). Thông cáo báo chí gửi cho tòa soạn hoặc đài truyền hình thì ngoài nội dung thông báo thì cần bao gồm các thông tin sau: tên và địa chỉ công ty, tên và số điện thoại người liên hệ. Gửi thông cáo báo chí đến cụ thể ai đó, nếu bạn không biết phải gửi cho ai thì hãy gọi điện hỏi. Hãy kiểm tra thật kỹ định dạng, chính tả tờ thông báo của bạn, có lỗi dấu câu, lỗi khoảng trắng, lỗi canh dòng nào không, đã bao gồm các thông tin quan trọng về ai-cái gì-ở đâu-khi nào-tại sao-bằng cách nào chưa. Nếu có các cụm từ chuyên biệt thì hãy giải thích chúng. Thường thì thông cáo báo chí sẽ có từ more ở cuối mỗi trang để cho người đọc biết là vẫn còn, trừ trang cuối cùng, thường được đánh dấu “-30” hoặc “###” cho biết là đã hết.

Định dạng thư thông báo tiếng Anh

Thư thông báo doanh nghiệp thì thường dùng định dạng mẫu giấy chung của công ty. Nếu gửi tới nhiều người thì người ta sẽ gửi dạng gửi thư.

Giữa các phòng ban với nhau thì thời buổi này người ta dùng email là chủ yếu.

Các thông báo trang trọng thường được in hoặc khắc mực đen trên giấy trắng hoặc vàng ngà (đi kèm phong bì cùng bộ). Nhà sách và các tiệm photocopy đều có bán đầy đủ các loại giấy, mực, kiểu cách phù hợp với nhu cầu của bạn.

Các thư thông báo gửi tới bạn bè thân quen và gia đình thì thường được viết tay.

Nếu thay đổi địa chỉ, thông báo mời hợp, hoặc chào hàng, thì dùng mẫu thư có sẵn là tiện hơn cả.

Bài viết này nằm trong Series: Hướng dẫn viết các loại thư tiếng Anh của dịch thuật Lightway

Từ vựng dùng để viết thông báo tiếng Anh

announceinformreveal
celebrateintroduceshare
delightedmentionsignal
gratifiednoticehappy
honorreportpleased

Một số cụm từ hữu dụng

announces the appointment ofjoyfully announce the birth / adoption / arrival of
are pleased / proud / happy to announcemake known / public notice is hereby given that
new subsidiarypublic announcement
have the honor of announcingtake pleasure in announcing
it is with great pleasure that we announcewish to announce / inform / advise you

Gợi ý: Cấu trúc một bài đề xuất nghiên cứu

Mẫu câu viết thông báo

mẫu câu viết thông báo tiếng anh

Mẫu đoạn văn viết thông báo

Mẫu thư thông báo tiếng Anh

Bài viết này nằm trong Series: Hướng dẫn viết các loại thư tiếng Anh của dịch thuật Lightway

4.7/5 - (3 votes)

Tags: Viết Các Loại Thư Tiếng Anh
KÍCH QUẢNG CÁO ỦNG HỘ PAGE

Page đặt quảng cáo để có kinh phí tạo nội dung phục vụ bạn đọc. Vậy nếu bạn thấy bài viết hữu ích, kích quảng cáo ủng hộ Ad nhé.

Học tiếng Anh với Lightway

Bạn có bình luận gì không?