Kỹ Năng Viết

Hướng dẫn viết báo cáo tiếng Anh (English report)

Trong bài viết này sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích về hướng dẫn viết báo cáo tiếng Anh (English report).

Trong công việc và trong học tập, chắc chắn các bạn sẽ thường xuyên được yêu cầu viết report, hay viết báo cáo, bằng tiếng Anh. Ngoài ra, trong một số kỳ thi năng lực tiếng Anh thì loại đề bài yêu cầu viết report cũng thường xuyên gặp. Tuy công việc này không khó, nhưng cũng không hề dễ dàng và luôn cần một số quy tắc chung về bố cục và cách dùng câu, dùng từ. Trong bài viết này, nhóm dịch thuật Lightway sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích về hướng dẫn viết báo cáo tiếng Anh (English report). Chúng ta cùng tìm hiểu nhé.

Report, hay báo cáo, là một loại văn bản dùng giọng văn lịch sự nhằm cung cấp thông tin liên quan đến một người, một nơi, một tình huống, hoặc một kế hoạch cụ thể v.v.. Report, hay báo cáo, sẽ được nộp cho cấp trên, gửi cho đồng nghiệp, thành viên một ủy ban nào đó. Và việc viết báo cáo tiếng Anh (English report) thường là theo yêu cầu hoặc một chỉ dẫn nào đó.

Chúng ta có nhiều loại báo cáo tiếng Anh (English report) khác nhau

chẳng hạn như:

Báo cáo đánh giá (assessment report): trình bày và đánh giá những điểm tích cực và hạn chế của một ai đó, một nơi chốn hoặc một kế hoạch nào đó. Loại báo cáo này cũng bao gồm quan điểm và kiến nghị của bạn.

Báo cáo thông tin (informative report): trình bày và phân tích thông tin thu thập được trong một cuộc khảo sát nào đó, hoặc một bản câu hỏi nào đó. Trong đó sẽ bao gồm các kết luận rút ra từ những thông tin ấy, và các đề xuất, kiến nghị dựa trên những kết luận ấy.

Báo cáo đề xuất (proposal report): trình bày kế hoạch, quyết định, các đề xuất liên quan tới những gì sẽ làm trong tương lai và cần được cấp trên phê duyệt. Cấp trên có thể là giám đốc, quản lý, thành viên hội đồng .v.v

Vậy thì, một bản báo cáo tiếng Anh (English report) sẽ thành công nếu bao gồm đủ các thành phần sau:

Đoạn giới thiệu: trình bày rõ ràng mục đích và nội dung của báo cáo;

Phần thân (main body): trình bày mọi thông tin liên quan, phân thành các mục rõ ràng.

Phần kết luận: tóm tắt lại những thông tin đã đưa, và có thể bao gồm ý kiến, quan điểm của người viết.

Lưu ý, trước khi bắt đầu viết một bản báo cáo tiếng Anh bạn cần phải nắm rõ một số thông tin như: viết cho ai (nêu tên người, vị trí, công ty), ai là người biên soạn (tên và vị trí đầy đủ), tiêu đề của bản báo cáo, và ngày tháng biên soạn.

Chẳng hạn như sau:

To: Peter Robert, Chairman, Grosvenor & Sons

From: Lindsay O’Neill, Assistant Manager

Subject: Appraisal of Thompson Distribution Co.

Date: 19/03/2020

Những điểm cần cân nhắc khi viết báo cáo tiếng Anh (English report)

Báo cáo cần phải viết bằng giọng văn lịch sự (formal) (tức là ta nên sử dụng câu phức, không dùng tiếng lóng, ưu tiên sử dụng thể bị động, áp dụng nhiều từ và cụm từ nối).

Trước khi viết báo cáo bạn cần suy xét kỹ về vai trò của người viết và của người nhận.

Đặt tiêu đề phù hợp cho báo cáo, cẩn thận sắp xếp thông tin trình bày. Đặt các đề mục (subheading) chính xác, và cân nhắc những thông tin sẽ trình bày trong các đề mục ấy. Sử dụng các từ nối để liên kết các ý tưởng của bạn.

Đọc ngay: Cách viết bài thi tiếng Anh IELTS

Những cách dùng từ hữu dụng khi viết báo cáo

Để bắt đầu một bản báo cáo:
The purpose/aim/intention of this report is to…
– As requested, this is a report concerning/regarding…
– This report contains/outlines/examines/assesses…

Để kết thúc một bản báo cáo:
To conclude/to sum up/in conclusion/On the whole…
On the basis of the points mentioned above, it would be that…
It is (therefore) felt/believed/apparent/obvious (that)…
I/We conclude/recommend/would suggest (that)…
My/Our recommendations is that… should be…

Viết báo cáo đánh giá tiếng Anh

Báo cáo đánh giá là loại văn bản sử dụng văn phong nghiêm túc, lịch sử, trình bày và đánh giá những khía cạnh tích cực và tiêu cực của một người, một địa điểm, một kế hoạch nào đó. Trong báo cáo có thể bao gồm những đề xuất, kiến nghị cũng như nhận định chung của người viết. Một bản báo cáo đánh giá thường bao gồm:

a/ Phần giới thiệu: phát biểu rõ ràng mục đích và nội dung của bản báo cáo.

b/ Phần chính: trình bày chi tiết các mặt lợi hại, sử dụng các tiêu đề phụ để phân chia nội dung cho hợp lý, tách các ý thành những đoạn văn bản riêng biệt. Những khía cạnh lợi hại của cùng một vấn đề nên được trình bày song song nhau, hoặc trong cùng một paragraph. Sử dụng các từ nối để cho thấy sự tương phản giữa chúng (however, although, despite, but, while, even thought v.v.);

c/ Phần kết: tóm tắt lại những thông tin đã trình bày phía trên, và đưa ra quan điểm, nhận định, đề xuất của bạn.

Người ta thường sử dụng thì hiện tại trong các báo cáo đánh giá. Thì quá khứ chỉ dùng để nói về những sự kiện xảy ra trong quá khứ. Chẳng hạn như báo cáo về một buổi cắm trại mùa hè năm ngoái.

Gợi ý: Cách viết thư trả lời khiếu nại khách hàng bằng tiếng Anh

Những cách dùng từ hữu ích khi viết báo cáo đánh giá tiếng Anh

Bạn có thể bắt đầu bản báo cáo bằng những cách nói như: The purpose/aim/intention of this report is to examine/assess/ evaluate the suitability of… for …/the advisability of (V-ing)/the performance of….

As requested, this is a report concerning/regarding the matter/subject of….

This report contains the assessment of… which you requested/asked for,

This report outlines the advantages and disadvantages of…

Bạn có thể kết thúc bản báo cáo bằng các cách nói như:

To conclude/To sum up/ln conclusion…,

On the basis of the points mentioned above/On the whole, it would seem that…, 

The only/obvious conclusion to be drawn from these facts is that…

Cách đưa ra kiến nghị:

It is (therefore) felt/believed/apparent/obvious (that) … would be ideal for…. It would (not) be advisable/advantageous/practical/wise to …,

I (strongly) recommend/would suggest (that) …, 

My/Our recommendation is that… should be …,

I recommend that the best course of action would be …

Bài tập

Hãy tìm các điểm lợi hại trong những câu cho bên dưới. Sau đó, nối từng điểm lợi với điểm hại tương ứng thành câu hoàn chỉnh, sử dụng các từ nối cho phù hợp (although, however, in spite of, despite the fact that, even though, on the other hand, but, in contrast)

Ví dụ. 1 a) positive – d) negative

-> Although this car is cheaper than others of the same size and performance, service and spare parts are expensive, and its fuel economy is poor.

báo cáo đánh giá tiếng Anh

Luyện kỹ năng viết tiếng Anh:
Nhận lời đúng cách và viết thư hồi đáp bằng tiếng Anh
Lựa chọn và trình bày ý tưởng khi viết luận tiếng Anh

Báo cáo thông tin

Báo cáo thông tin là loại văn bản sử dụng văn phong lịch sự, trang trọng, thường người tiếp nhận là cấp trên của bạn, hoặc đồng nghiệp, thành viên trong một ủy ban, hội đồng nào đó. Báo công thông tin trình bày những thông tin liên quan tới tiến trình của một dự án nào đó, một cuộc họp đã xảy ra, hoặc các quyết định đã được đưa ra liên quan tới những gì sẽ làm trong tương lai. Tương tự, báo cáo thông tin cũng gồm ba phần

a/ Giới thiệu: trình bày mục đích và nội dung

b/ Phần chính: trình bày chi tiết các khía cạnh và chủ đề, sử dụng các sub-title để phân chia nội dung

c/ Phần kết: tóm gọn lại các điểm đã nêu.

Một số cách dùng từ hay khi viết báo cáo thông tin

Cách mở đầu:

– The purpose/aim/intention of this report is to outline/present/discuss the meeting held on …/the progress of …/the decision of the committee …

– As requested, this is a report concerning/regarding the matter/subject of…

– This report contains the (relevant) information/details of/concerning … which you requested/asked for…

– This report outlines recent investments in …/changes made to club rules and procedures/the company’s achievements in … /concerning …

– The information below summarises the events which took place …

Cách kết thúc

– To conclude/To sum up/ln conclusion, the current state of affairs is that…

– On the whole, it would be fair to conclude that…

– I am pleased to announce/inform members (that) arrangements are progressing smoothly/according to schedule/faster than anticipated… /ahead of schedule …

Unfortunately, progress has not been as fast as expected/a number of difficulties have been encountered/the issue has not been resolved …

Bài tập

Đọc bài báo cáo bên dưới, xác định tiêu đề phù hợp cho từng đoạn và điền các sub-title sau vào cho chúng:

Performing Artists/Groups; Conclusion; Catering and Ticket Sales; Purpose; Venue, Facilities and equipment, Projected Costs

báo cáo thông tin tiếng anh

Báo cáo khảo sát

Báo cáo khảo sát trình bày và phân tích những kết quả thu được từ một khảo sát, nghiên cứu liên quan tới những phản ứng đối với một sản phẩm, kế hoạch, dịch vụ nào đó v.v. Báo cáo sẽ bao gồm phần đánh giá, những kết luận, và/hoặc kiến nghị, đề xuất của người viết.

a/ Phần mở đầu: trình bày mục đích và nội dung của báo cáo

b/ Phần chính: trình bày mọi thông tin đã thu thập được về chủ đề, phân chia thành các đề mục nhỏ một cách hợp lý.

c/ Phần kết: tóm tắt lại các điểm đã trình bày, đưa ra ý kiến, đề xuất nếu có.

Cần cân nhắc

Thông tin trình bày có thể thu thập bằng cách khảo sát, điều tra, hoặc từ dữ liệu thống kê. Chúng có thể phản ánh quan điểm, xu hướng của đám đông, một nhóm người cụ thể, hoặc một thành phần dân cư cụ thể v.v. Thông tin có thể được trình bày dưới dạng các sự kiện thực tế (số liệu, phần trăm, tỉ lệ), hoặc dưới dạng khái quá (các số liệu này cho thấy rằng, hàm ý rằng…)

Ví dụ: Fifty-five per cent of young people go to the cinema at least twice a month (thực tế). This indicates that the cinema is still quite a popular form of entertainment among young people. (khái quát)

Một số cách dùng từ hay khi viết báo cáo khảo sát tiếng Anh

Cách mở đầu:

The purpose/aim/intention of this report is to examine/assess/evaluate the results of a survey in which … people/residents/viewers were asked about/whether/what…

This report outlines the results of a survey conducted/carried out to determine/ discover the reaction / popularity / attitudes / opinion of…

As requested, this survey report contains information compiled from …

The data included in this report was gathered / obtained by means of a questionnaire / a telephone survey / door-to-door interviews …

The information below summarises statistics compiled by …

Cách kết thúc

To conclude/To sum up/ln conclusion, the survey clearly shows ….

On the basis of these findings, it would seem that…,

The results of this survey suggest/indicate/ demonstrate/reveal that…, etc.

Học thêm kỹ năng viết:
Hướng dẫn cách viết thư tiếng Anh
Hướng dẫn miêu tả đồ vật, sự kiện và lễ hội bằng tiếng Anh

Báo cáo đề xuất

Loại báo cáo này liệt kê những kế hoạch, đề xuất hành động trong tương lai, và thường nộp cho những đối tượng như giám đốc ngân hàng, cấp trên, khách hàng, cơ quan chức năng, để họ thẩm định phê duyệt.

a/ Phần mở đầu: nói về mục đích và sơ lược nội dung của báo cáo

b/ Phần chính: trình bày các kế hoạch và ý định của bạn thành những đề mục cụ thể

c/ Phần kết: tóm tắt lại những điểm đã nêu, trình bày quan điểm nếu cần thiết.

Một số cách dùng từ khi viết báo cáo đề xuất tiếng Anh

Cách mở đầu

The purpose/aim/intention of this report is to outline/present/discuss the future plans/the intended course of action…

This report is submitted in support of our request for approval of…/ for permission to …/for a loan to allow US to …

This report contains the (relevant) information/details of/concerning … which you requested/asked for

This report contains details of/outlines our plans/intentions concerning …

Cách kết thúc

To conclude/To sum up/ln conclusion, our intention is to …

The advantage(s) of the approach proposed would be that…

I feel certain/believe that the course of action proposed above will achieve …/meet with success/answer the needs of the company.

I hope/trust that the plan/scheme outlined/presented in this report meets with your approval/will receive your serious consideration.

Bài tập

Bên dưới là outlines của một báo cáo đề xuất. Bạn hãy mở rộng từng đề mục thành một đoạn văn hoàn chỉnh, đặt tiêu đề phù hợp cho chúng

báo cáo đề xuất tiếng Anh
4.9/5 - (50 votes)

Tags: Các Loại Văn Tiếng Anh, Kỹ năng viết
KÍCH QUẢNG CÁO ỦNG HỘ PAGE

Page đặt quảng cáo để có kinh phí tạo nội dung phục vụ bạn đọc. Vậy nếu bạn thấy bài viết hữu ích, kích quảng cáo ủng hộ Ad nhé.

Học tiếng Anh với Lightway